임원실 가구 프로젝트를 진행해 본 분이라면 아실 겁니다. 결정권자는 CEO이지만, 프로젝트를 실제로 움직이는 곳은 비서실이라는 것을. MarineMax(NYSE: HZO)는 세계 최대의 레저 보트·요트 판매사로 120개가 넘는 거점을 운영합니다. CEO 브렛 맥길이 플로리다 본사 집무실에 이탈리아 임원실 가구를 도입한 6년의 기록에서, 가장 많이 등장하는 이름은 CEO가 아니라 그의 수석비서 린다 캐머런입니다.
다섯 번의 발주, 두 명의 임원, 단 한 번의 영업 활동도 없이 이어진 관계. 그 구조를 한국의 총무·비서실 관점에서 읽어 봅니다.
결정은 CEO가, 실행은 비서실이
맥길 CEO는 미적·기술적 결정을 직접 내렸습니다. 2주간 열네 건의 기술 질문 — 의자 다리는 스틸인가 알루미늄인가, Tonon 회전의자를 Uffix Bernini 데스크와 같은 가죽으로 마감할 수 있는가 — 가죽 샘플까지 직접 결제하며 검토했습니다.
그 외의 모든 것은 비서실의 영역이었습니다. 벤더 등록 서류, 세무 양식, 반입 주소와 엘리베이터 규격, 설치팀 일정, 사후 관리까지. 공급사가 상대해야 할 진짜 프로젝트 매니저는 비서실이었고, 우리는 모든 절차 요청을 그쪽 기준으로 처리했습니다.
결제 검증 — 비서실의 원칙에 맞추다
결제 관련 모든 메일에는 동일한 지시가 붙어 있었습니다. 계좌 정보의 구두 확인 없이는 송금하지 말 것. 상장사의 표준 보안 절차입니다. 우리는 이 절차를 번거로움이 아니라 기준으로 받아들였습니다 — 확인 통화를 먼저 제안하고, 계좌 정보를 별도 채널로 재확인하며, 서명된 견적서 없이는 어떤 절차도 진행하지 않았습니다.
비서실의 원칙을 존중하는 공급사인지 아닌지는, 첫 결제 절차에서 이미 드러납니다.
문제가 생겼을 때, 비서실이 본 것
6년간 세 건의 하자가 있었습니다. 서랍 손잡이 스크래치 — 교체 부품을 이탈리아에서 제작해 발송. 의자 소음 — 제조사에 정식 안건으로 접수해 원인과 대책 회신. 내장 냉장고의 유럽식 플러그 — 고객이 실용적으로 해결했고, 이후 모든 전기 요소는 주문 확정 시 도착국 전압을 검증하는 절차가 신설되었습니다.
배송은 ICC 인코텀즈 규칙의 DDP 조건 — 생산, 해상 운송, 통관, 건물 내 설치까지 단일 계약이었습니다. 최대 규모 설치 후 린다 캐머런은 이렇게 적었습니다. «Those installers are awesome! The executive is very pleased with his furniture»
비서실이 만든 다섯 번째 발주
마지막 연락 후 15개월의 공백을 깨고 CEO가 먼저 메일을 보냈습니다. «I am enjoying my office with all the furniture I bought from you» — 캐비닛 소형 버전과 Codutti 코트 스탠드를 추가 발주했습니다. 2년 뒤에는 첫 납품 때 두고 간 인쇄 카탈로그를 다른 임원이 보게 되면서 같은 건물에서 새 프로젝트가 시작됐고, 결제는 그 임원의 회계 편의에 맞춰 미국 법인 앞 수표로 진행되었습니다.
영업 없이 이어진 다섯 번의 발주. 그 연결 고리는 언제나 비서실이었습니다 — 절차를 존중받은 비서실은, 다음 프로젝트에서 가장 강력한 추천인이 됩니다.
Quick answers: 이탈리아 임원실 가구 도입
임원실 프로젝트에서 비서실은 어떤 역할을 하나요?
실질적인 프로젝트 매니저입니다. 벤더 등록, 결제 검증, 반입 일정, 설치 조율, 사후 관리가 모두 비서실을 거칩니다. 본 사례에서 6년의 신뢰는 CEO의 취향이 아니라 비서실 절차를 존중한 실행에서 쌓였습니다.
카탈로그에 없는 가구도 제작할 수 있나요？
가능합니다. 고객 스케치를 승인된 공장 도면으로 전환한 뒤 제작합니다. 본 사례에서는 음료 냉장고를 내장한 캐비닛을 특注 제작했고, 수년 뒤 같은 도면 자산으로 소형 버전을 만들었습니다. 전기 요소는 주문 확정 시 도착국 전압을 검증합니다.
운송·통관·설치는 누가 책임지나요？
DDP 조건에서는 공급사입니다. 생산부터 해상 운송, 통관, 화이트글러브 설치까지 단일 계약으로 관리하며 현지 팀이 건물 안에서 조립합니다. 고객은 견적서 한 장에 서명하고 완성된 집무실을 인수합니다.
납기는 언제 확정되나요？
주문 확정 시 생산·운송·통관·설치를 포함한 단일 일정으로 서면 확정됩니다. 구성 검토 전에 구두로 약속되는 날짜는 확약이 아니라 경고 신호로 받아들이시기 바랍니다.