직원 책상부터 벤치 시스템까지, 팀 규모에 맞춘 이탈리아 워크스페이스

직원 책상을 고르는 문제는 임원실 가구의 축소판이 아닙니다. 밀도, 배선, 그리고 조직이 바뀌는 속도 — 완전히 다른 변수들이 결정을 지배합니다. 우리의 조언은 한 가지입니다. 책상을 낱개로 사지 말고, 시스템으로 사십시오.

이탈리아의 벤치 시스템과 모듈형 워크스테이션은 바로 이 관점에서 설계되었습니다. 4인 벤치가 6인으로 늘어나고, 팀이 갈라지면 모듈도 따라 갈라집니다. 공용 프레임 위에 천판과 스크린, 배선 트레이가 표준 규격으로 얹히기 때문에, 조직 개편 때마다 가구를 새로 사는 것이 아니라 다시 조합하게 됩니다. 오픈오피스의 사용 강도를 전제로 한 소재와 마감, 절제된 이탈리아 디자인은 직원 공간에도 본사의 기준이 일관되게 흐르고 있음을 보여 줍니다.

La Mercanti는 조직도와 평면도를 받아 모듈 구성안과 배선 계획, 단계별 발주 일정까지 제안해 드립니다. 팀 규모와 성장 계획을 알려 주시면 워크스테이션 구성을 산출해 드립니다.

브랜드
디자이너
공간
D1

D1
6,786,000 ₩
Colombini Office
Loft

Loft
4,032,000 ₩
Colombini Office
UP

UP
4,968,000 ₩
Las Mobili

자주 묻는 질문

벤치 시스템과 독립형 직원 책상, 어떤 조직에 어느 쪽이 맞습니까?

기준은 취향이 아니라 조직이 움직이는 빈도입니다. 연말 조직 개편이 관행처럼 반복되고 팀의 신설과 통합이 잦은 조직이라면 벤치 시스템이 맞습니다. 공용 프레임에 천판을 더하거나 빼는 방식이라 4인 팀이 6인이 되어도 가구를 새로 사지 않고, 좌석당 차지 면적이 작아 같은 층에 더 많은 인원을 무리 없이 수용합니다. 반대로 담당 업무가 고정적이고 자리 이동이 드문 조직, 부서별 독립성과 개인 수납이 중요한 조직이라면 독립형 책상이 낫습니다. 판단이 어려우면 지난 2년간 자리 배치를 몇 번 바꿨는지 세어 보십시오. 두 번 이상이면 벤치 쪽이 총비용에서 유리하고, 한 번도 없었다면 독립형의 안정감이 그 조직의 문화에 맞습니다. 한 층 안에서 두 방식을 섞는 답도 가능합니다. 변동이 잦은 사업 조직은 벤치로, 고정적인 관리 부서는 독립형으로 — 실제 프로젝트에서 가장 만족도가 높은 구성입니다.

직원 책상의 폭은 카탈로그마다 권장이 달라 늘 고민입니다. 무엇을 기준으로 정해야 합니까?

숫자보다 먼저 체감 폭을 보십시오. 같은 폭의 천판이라도 책상 위 스크린이 시야를 정리해 주고 개인 수납이 좌석 옆에 붙어 있으면 한 단계 넓은 천판 못지않게 느껴지고, 아무것도 받쳐 주지 않는 넓은 천판은 오히려 어수선해집니다. 그래서 실무의 순서에서 폭의 확정은 마지막입니다. 먼저 직무별로 모니터 구성과 서류의 양을 확인하고, 스크린과 수납을 어떻게 붙일지 정한 뒤, 그 구성이 요구하는 폭을 같은 라인 안에서 고르십시오.

예산이 빠듯할 때는 폭을 한 단계 줄이고 그 차액으로 스크린과 트레이를 갖추는 편이 직원 만족도에 더 크게 작용합니다. 그리고 혼용을 두려워하지 마십시오. 모듈 시스템은 같은 라인 안에서 폭이 다른 천판을 섞을 수 있으므로, 직무별로 폭을 달리 주는 것이 전 좌석 동일 폭보다 합리적입니다. 폭의 정답은 직무의 수만큼 있습니다.

벤치 시스템의 배선은 입주 후에 장비가 늘어나도 감당이 됩니까?

발주 단계에서 세 가지를 확인해 두면 감당됩니다. 첫째, 좌석당 전원 구수입니다. 현재 기준으로 좌석마다 콘센트 2구와 USB 충전을 계산하는 경우가 많지만, 모니터 증설과 도킹 스테이션을 감안하면 좌석당 3구 이상을 권합니다. 둘째, 트레이의 단면 여유율입니다. 벤치 중앙의 배선 트레이가 입주일에 이미 가득 차 있으면 증설의 여지가 없습니다. 케이블을 다 수용한 상태에서 단면의 3분의 1이 비어 있는지 확인하십시오. 셋째, 접근성입니다. 천판을 들어내지 않고 트레이를 여닫을 수 있는지, 공구 없이 점검이 가능한지가 입주 후 관리 비용을 좌우합니다. 셋 중에서도 세 번째가 관리의 관건입니다. 점검이 쉬운 트레이는 실제로 점검되고, 자주 점검되는 배선은 어지러워질 새가 없습니다. 발주 전 협의에서 이 세 가지를 문서에 명기해 두시면, 장비가 늘어나는 속도는 더 이상 가구의 문제가 되지 않습니다.

기존에 쓰던 국내 브랜드 책상과 새 이탈리아 시스템을 한 층에 섞어 써도 됩니까?

됩니다. 국내 브랜드의 직원 책상은 기능적으로 충분히 훌륭하므로, 멀쩡한 가구를 일괄 폐기하는 것은 예산으로도 환경으로도 정당화되지 않습니다. 다만 섞는 데에는 규칙이 필요합니다. 첫째, 팀 단위로 묶으십시오. 한 팀 안에서 두 시스템이 섞이면 어수선하지만, 팀별로 구역이 나뉘면 각 구역은 정돈되어 보입니다. 둘째, 천판 높이를 맞추십시오. 국내 표준인 720mm 안팎과 새 시스템의 높이가 다르면 층 전체의 수평선이 흐트러지므로, 조절 기능이나 레벨러로 통일하는 것이 먼저입니다. 셋째, 색의 가족을 정하십시오. 기존 가구와 새 시스템의 천판 톤, 스크린 색을 같은 계열로 모으면 브랜드가 달라도 한 공간으로 읽힙니다. 그리고 교체 계획을 문서로 남기십시오. 신규 충원과 증설분부터 새 시스템으로 들이고 기존 가구는 수명이 다한 순서로 내보내면, 2~3년에 걸쳐 무리 없이 전환이 완성됩니다.

조직도에서 발주서까지 — 직원 워크스테이션을 시스템으로 계획하는 4단계

오픈오피스 가구의 실패는 대부분 제품이 아니라 계획에서 옵니다. 조직도를 모듈로 번역하는 순서를 지키면, 입주 2년 뒤 조직이 바뀌어도 다시 쓸 수 있는 시스템이 남습니다. 총무팀과 설계 담당자를 위한 네 단계입니다. 네 단계 모두 가구를 고르기 전에 끝나는 일이며, 이 순서가 지켜진 프로젝트는 설치일이 조용합니다. 반대로 제품에서 시작한 계획은 현장에서 값을 치릅니다.

1단계 — 조직도를 모듈로 번역하십시오: 팀 경계가 곧 모듈 경계입니다

평면도가 아니라 조직도에서 시작하십시오. 각 팀의 현재 인원을 적고, 팀마다 벤치 모듈 단위로 좌석을 배정합니다. 이때 지켜야 할 원칙은 팀 경계와 모듈 경계를 일치시키는 것입니다. 한 팀이 두 모듈에 걸쳐 쪼개지거나 한 모듈에 두 팀이 섞이면, 다음 조직 개편 때 가구가 아니라 사람이 어정쩡하게 이동하게 됩니다. 팀 단위가 4인이면 4인 벤치, 6인이면 6인 벤치 — 조직의 단위와 가구의 단위가 같아야 개편 때 모듈째 옮길 수 있습니다. 여기에 성장 버퍼를 더하십시오. 향후 2년의 채용 계획을 반영해 전체 좌석의 10~15%를 여유분으로 잡되, 빈 책상을 미리 늘어놓는 방식이 아니라 프레임 연장으로 천판을 추가할 수 있는 모듈을 골라 두는 방식이 맞습니다. 이렇게 번역된 조직도는 그대로 발주 수량표의 뼈대가 되고, 공급업체와의 첫 협의 자료로도 충분합니다. 이 번역 작업은 총무팀 혼자보다 각 팀장의 확인을 거칠 때 정확해집니다. 좌석표는 결국 조직이 함께 지킬 약속이기 때문입니다.

2단계 — 소음과 협업의 프로파일로 존을 설계하십시오

좌석 수가 나왔다면 다음은 배치의 논리입니다. 부서마다 일하는 소리가 다릅니다. 전화와 화상 통화가 많은 영업·고객 대응 조직, 수시로 모여 논의하는 개발·기획 조직, 조용한 집중이 필요한 재무·법무 조직 — 이 프로파일을 무시하고 좌석을 채우면 입주 첫 달부터 불만이 쌓입니다. 각 팀에 소음 발생과 소음 민감도 두 가지 점수를 매기고, 시끄러운 팀끼리, 조용한 팀끼리 인접하도록 존을 나누십시오. 소리가 많은 존과 민감한 존 사이에는 수납장 열이나 회의 공간, 통로 같은 완충 요소를 배치하면 별도의 칸막이 공사 없이도 체감 소음이 내려갑니다. 벤치 위 스크린은 이 존 설계를 보조하는 도구입니다. 통화가 많은 존은 흡음 패브릭 스크린을 높이고, 협업이 잦은 존은 낮춰 시선의 교환을 살리는 식으로 존마다 사양을 달리하십시오. 같은 시스템 안에서 스크린 높이와 소재를 바꿀 수 있다는 것이 모듈형의 실질적인 이점입니다. 존의 경계는 벽이 아니라 배치로 만드는 것이 오픈오피스의 원칙이며, 그래야 다음 개편 때도 경계를 다시 그릴 수 있습니다.

3단계 — 건물의 조건을 먼저 확인하십시오: 바닥 전원, 기둥 간격, 모듈 피치

가구 도면과 건물 도면을 겹쳐 보는 단계입니다. 오픈오피스 계획이 현장에서 어긋나는 원인의 대부분은 이 확인을 건너뛴 데 있습니다. 첫째, 바닥 전원입니다. OA 플로어라면 전원 박스의 위치를 벤치 모듈의 배선 인입 지점과 맞추고, 일반 바닥이라면 전원이 올라오는 지점부터 모듈 배치를 역산해야 합니다. 둘째, 기둥 간격입니다. 기둥과 기둥 사이에 벤치 몇 개가 통로 폭을 지키며 들어가는지 실측 치수로 계산하십시오. 도면상 들어가는 배치가 소화전, 공조 흡입구, 창가 방열기 때문에 현장에서 밀리는 일이 흔합니다. 셋째, 통로 폭입니다. 주 통로는 성인 두 사람이 교차할 수 있어야 하고, 좌석 뒤로는 의자를 빼고 지나갈 여유가 필요합니다. 이 세 가지를 실측으로 확정한 뒤 모듈 피치를 결정하면, 설치일에 벤치를 자르거나 배선을 바닥 위로 노출시키는 타협이 사라집니다. 공급업체에 현장 실측을 요청하는 것도 이 단계입니다. 실측의 결과는 사진과 함께 문서로 남겨 두십시오. 몇 달 뒤 증설 협의에서 같은 확인을 반복하지 않게 됩니다.

4단계 — 세 가지 시나리오로 검증하고, 예비 부품과 함께 발주하십시오

발주서에 서명하기 전에, 확정한 구성을 세 가지 시나리오로 시험해 보십시오. 시나리오 하나, 인원이 20% 늘어난다면 — 어느 벤치를 연장하고 어느 존에 모듈을 추가할지 답이 나오는지. 시나리오 둘, 큰 팀 하나가 둘로 갈라진다면 — 모듈을 분리해 다른 존으로 옮기는 것이 실제로 가능한지, 옮긴 자리의 배선은 어떻게 따라가는지. 시나리오 셋, 층을 옮기거나 사무실을 이전한다면 — 시스템을 해체해 재설치할 때 부품의 호환이 유지되는지. 이 세 질문을 공급업체에 서면으로 묻고 서면으로 답을 받으십시오. 답이 구체적인 시스템이 진짜 모듈형이고, 답이 모호하면 모양만 벤치인 고정 가구입니다. 마지막으로 예비 부품을 첫 발주에 포함하십시오. 천판 한두 장과 레벨러, 배선 트레이 여분을 함께 들여 두면, 파손이나 소규모 증원 때 재발주 최소 수량과 납품 대기에 묶이지 않고 총무팀 선에서 즉시 대응할 수 있습니다. 예비 부품의 품번과 수량은 발주서에 별도 항목으로 남겨 두십시오. 증설과 수리 때 가장 먼저 찾게 되는 기록입니다.